Stan zachowania opisuje kondycję numizmatu – czyli stopień zużycia obiegiem, w jakim jego obecny stan odbiega od tego, w którym dany numizmat opuścił mennicę. Analogiczna sytuacja występuje w przypadku banknotów zarówno tych obiegowych, jak i kolekcjonerskich. Stan zachowania banknotów określa się według oficjalnych, międzynarodowych kryteriów, które zostały opisane poniżej. Właściwa ocena stanu zachowania wpływa na cenę oraz wartość kolekcjonerską numizmatu czy banknotu.

Stany zachowania numizmatów

Stan menniczy (I)

Numizmat w menniczym stanie zachowania charakteryzuje się tym, że emisja nigdy nie trafiła do obiegu jako środek płatniczy, w związku z czym nie nosi znamion zużycia takich jak: zauważalne defekty mechaniczne, przetarcia czy ślady czyszczenia. Takie egzemplarze odznaczają się również wyraźnymi detalami reliefu. Zdarza się, że są na nich widoczne drobne uderzenia w tle lub małe ryski powstałe w procesie produkcji, lub transporcie. 

Stan znakomity (II)

Monety w znakomitym stanie zachowania charakteryzują się tym, że trafiły do obiegu jako środek płatniczy, jednak w większości przypadków na krótki czas. W związku z tym można na nich znaleźć uszkodzenia w postaci: uderzeń w tle, rysek, drobnych przetarć. Nie wpływają one jednak w znaczącym stopniu na czytelność detali.

Stan bardzo piękny (III)

Numizmat w bardzo pięknym stanie zachowania charakteryzuje się tym, że trafił do obiegu oraz powszechnie funkcjonował jako środek płatniczy. Emisje te najczęściej noszą ślady zużycia, na które składają się: wytarcia detali, zarysowania oraz drobne defekty mechaniczne.  

Stan piękny (IV)

Numizmat w pięknym stanie zachowania charakteryzuje się tym, że trafił do obiegu i przez wiele lat funkcjonował jako środek płatniczy. Emisje takie noszą widoczne ślady zużycia, na które składają się: znaczące wytarcia reliefu, liczne ryski, defekty mechaniczne oraz drobne uszkodzenia rantu. Detale awersu i rewersu nadal jednak pozostają czytelne.  

Stan bardzo dobry (V)

Numizmat w bardzo dobrym stanie zachowania charakteryzuje się tym, że trafił do obiegu i powszechnie funkcjonował jako środek płatniczy. Emisje takie noszą liczne i wyraźne ślady zużycia, na które składają się rysy oraz defekty mechaniczne, nieczytelne pojedyncze elementy monety: fragmenty legendy, data, znak menniczy.

Stan dobry (VI)

Numizmat w dobrym stanie zachowania charakteryzuje się tym, że trafił do obiegu, a następnie ze względu na stopień zużycia został z niego wycofany. Emisje takie noszą bardzo intensywne ślady zużycia oraz liczne defekty mechaniczne. W przypadku takich monet jedynie zarys legendy oraz wypukłe części rysunku są widoczne, które w połączeniu z i informacją na temat metalu, wagi oraz średnicy, a także zdobytego doświadczenia umożliwiają identyfikację monety.

Stan zły (VII)

Dotyczy numizmatów, których ze względu na stan zachowania nie można zidentyfikować.

WAŻNE: Na wszystkich numizmatach może pojawić się naturalna patyna lub zabrudzenia niezależnie od stopu metalu, z którego zostały wybite, rocznika czy sposobu przechowywania. Zjawiska te są jak najbardziej naturalne i nie wpływają na stan zachowania oraz wartość kolekcjonerską emisji.

Stany zachowania banknotów

Stan bankowy

Banknot bez żadnych śladów obiegu, czysty. Dopuszcza się minimalnie zaokrąglone rogi.

Stan piękny

Banknot z niewielkimi śladami obiegu. Nie więcej niż jedno mocne zgięcie lub trzy lekkie. Rogi z minimalnymi śladami zużycia. Dopuszczalne są minimalne ślady zabrudzeń na krawędziach.

Stan bardzo dobry

Banknot z większymi śladami obiegu. Zachowuje sztywność i może mieć najwyżej dwa ślady po złożeniach. Rogi nie są ostre, ale nie są też w pełni zaokrąglone. Pole rysunku pozostaje nienaruszone, dopuszczalne są jedynie drobne rozerwania na niezadrukowanym polu marginesu.

Stan dobry

Banknot z wyraźnymi śladami obiegu, z licznymi zgięciami i załamaniami. Może być przybrudzony, ale kolory nie mogą być wyblakłe. Akceptowalne jest kilka śladów po złożeniach, ale bez centralnej dziurki spowodowanej zginaniem. Dopuszczalne są minimalne naddarcia, ale nie mogą one dochodzić do zadrukowanego pola rysunku.

Stan dostateczny

Banknot ze śladami długotrwałego obiegu. Rogi są wyraźnie zaokrąglone, naddarcia mogą w kilku miejscach dochodzić do rysunku. Mogą wystąpić również odbarwienia i zabrudzenia papieru lub mała dziurka na środku (od zginania). Dopuszczalne są niewielkie ubytki marginesów lub rogów, ale też dziurki od zszywacza, którym były spięte banknoty.

Stan słaby

Banknot, na którym widać znaczne ślady zużycia spowodowanego długotrwałym obiegiem. Wielokrotnie składany, zaginany, mogą występować odbarwienia (kolory wyblakłe), a także ewentualnie plamy. Marginesy pozadzierane, ale banknot wciąż pozostaje czytelny. Mogą występować również  napisy i rysunki. Dopuszczalne są niewielkie ubytki papieru.

Banknot bardzo zniszczony ze sporymi ubytkami papieru, zabrudzeniami i naddarciami. Spore ubytki krawędzi banknotu - zwłaszcza rogów.

Stan zły

Banknot z bardzo dużymi zniszczeniami, wręcz zniszczony i częściowo nieczytelny. Fragmenty, szczególnie przy rogach - urwane. Posklejany, z dużymi ubytkami papieru lub dziurami oraz rozerwaniami.