Stan zachowania opisuje kondycję numizmatu – czyli stopień zużycia obiegiem w jakim jego obecny stan odbiega od tego, w którym dany numizmat opuścił mennicę. Analogiczna sytuacja występuje w przypadku banknotów zarówno tych obiegowych, jak i kolekcjonerskich. Stan zachowania banknotów określa się według oficjalnych, międzynarodowych kryteriów, które zostały opisane poniżej. Właściwa ocena stanu zachowania wpływa na cenę oraz wartość kolekcjonerską numizmatu czy banknotu.
Stany zachowania numizmatów
Stan menniczy (I)
Numizmat w menniczym stanie zachowania charakteryzuje się tym, że emisja nigdy nie trafiła do obiegu jako środek płatniczy, w związku z czym nie nosi znamion zużycia takich jak: zauważalne defekty mechaniczne, przetarcia czy ślady czyszczenia. Takie egzemplarze odznaczają się również wyraźnymi detalami reliefu. Zdarza się, że są na nich widoczne drobne uderzenia w tle lub małe ryski powstałe w procesie produkcji lub transporcie.
Stan znakomity (II)
Numizmat w znakomitym stanie zachowania charakteryzują się tym, że trafił do obiegu jako środek płatniczy, jednak w większości przypadków na krótki czas. W związku z tym można na nich znaleźć uszkodzenia w postaci: uderzeń w tle, rysek, drobnych przetarć. Emisje w znakomitym stanie zachowanie nadal mogą posiadać wyraźne i czytelne detale.
Stan bardzo piękny (III)
Numizmat w bardzo pięknym stanie zachowania charakteryzują się tym, że trafił do obiegu oraz powszechnie funkcjonował jako środek płatniczy. Emisje te najczęściej noszą ślady zużycia, na które składają się: wytarcia detali, zarysowania oraz drobne defekty mechaniczne.
Stan piękny (IV)
Numizmat w pięknym stanie zachowania charakteryzuje się tym, że trafił do obiegu i przez wiele lat funkcjonował jako środek płatniczy. Emisje takie noszą widoczne ślady zużycia, na które składają się: znaczące wytarcia reliefu, liczne ryski, defekty mechaniczne oraz drobne uszkodzenia rantu. Detale awersu i rewersu nadal jednak pozostają czytelne.
Stan bardzo dobry (V)
Numizmat w bardzo dobrym stanie zachowania charakteryzuje się tym, że trafił do obiegu i powszechnie funkcjonował jako środek płatniczy. Emisje takie noszą liczne i wyraźne ślady zużycia, na które składają się liczne rysy oraz defekty mechaniczne, nieczytelne pojedyncze elementy monety: fragmenty legendy, data, znak menniczy.
Stan dobry (VI)
Numizmat w dobrym stanie zachowania charakteryzuje się tym, że trafiły do obiegu, a następnie ze względu na stopień zużycia zostały z niego wycofane. Emisje takie noszą bardzo intensywne ślady zużycia oraz liczne defekty mechaniczne. W przypadku takich monet jedynie zarys legendy oraz wypukłe części rysunku są widoczne, które w połączniu z i informacją na temat metalu, wagi oraz średnicy, a także zdobytego doświadczenia umożliwiają identyfikację monety.
Stan zły (VII)
Dotyczy numizmatów, których ze względu na stan zachowania nie można zidentyfikować.
WAŻNE: Na wszystkich numizmatach może pojawić się naturalna patyna lub zabrudzenia niezależnie od stopu metalu, z którego zostały wybite, rocznika czy sposobu przechowywania. Zjawiska te są jak najbardziej naturalne i nie wpływają na stan zachowania oraz wartość kolekcjonerską emisji.
Stany zachowania banknotów
Stan bankowy
Banknot bez żadnych śladów obiegu, czysty. Dopuszcza się minimalnie zaokrąglone rogi.
Stan piękny
Banknot z niewielkimi śladami obiegu. Nie więcej niż jedno mocne zgięcie lub trzy lekkie. Rogi z minimalnymi śladami zużycia. Dopuszczalne są minimalne ślady zabrudzeń na krawędziach.
Stan bardzo dobry
Banknot z większymi śladami obiegu. Banknot zachowuje sztywność i może mieć najwyżej dwa ślady po złożeniach. Rogi nie są ostre, ale nie są też w pełni zaokrąglone. Dopuszczalne jest minimalne przybrudzenie krawędzi. Bez rozerwań w polu rysunku, ale dopuszczalne są małe rozerwania na niezadrukowanym polu marginesu.
Stan dobry
Banknot z wyraźnymi śladami obiegu, z wieloma zgięciami i załamaniami. Może być przybrudzony, ale kolory nie mogą być wyblakłe. Dopuszcza się kilka śladów po złożeniach, ale bez centralnej dziurki spowodowanej zginaniem. Dopuszczalne są minimalne naddarcia, ale nie mogą one dochodzić do zadrukowanego pola rysunku.
Stan dostateczny
Banknot ze śladami długotrwałego obiegu. Rogi są wyraźnie zaokrąglone, naddarcia mogą w kilku miejscach dochodzić do rysunku, mogą wystąpić odbarwienia i zabrudzenia papieru, może być mała dziurka na środku (od zginania). Dopuszczalne są niewielkie ubytki marginesów lub rogów. Dopuszczalne są też dziurki od zszywacza, którym były spięte banknoty.
Stan słaby
Banknot, na którym widać znaczne ślady zużycia spowodowanego długotrwałym obiegiem. Wielokrotnie składany, zaginany, mogą występować odbarwienia (kolory wyblakłe) a także ewentualnie plamy. Marginesy pozadzierane, ale banknot wciąż pozostaje czytelny. Mogą także występować napisy i rysunki. Dopuszczalne są niewielkie ubytki papieru.
Banknot bardzo zniszczony ze sporymi ubytkami papieru, zabrudzeniami i naddarciami. Spore ubytki krawędzi banknotu a zwłaszcza rogów.
Stan zły
Banknot z bardzo dużymi zniszczeniami, wręcz zniszczony i częściowo nieczytelny. Fragmenty, zwłaszcza przy rogach - urwane. Posklejany, z dużymi ubytkami papieru lub dziurami oraz rozerwaniami.
