ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
W ZWIĄZKU Z PROWADZENIEM BIEŻĄCEJ KORESPONDENCJI ELEKTRONICZNEJ
PRZEZ SKARBNICĘ NARODOWĄ SP. Z O.O.

Poniżej przedstawiamy informacje o tym, w jaki sposób, w jakich celach oraz w jakim zakresie przetwarzamy Twoje dane osobowe, w związku z prowadzeniem korespondencji e-mail oraz chat z naszymi pracownikami lub przedstawicielami.

KIM JESTEŚMY?
Jesteśmy spółką z o.o. i nazywamy się Skarbnica Narodowa Sp. z o.o. Al. Jana Pawła II 19, 00-854 Warszawa (dalej: My).

Kontakt do naszego inspektora ochrony danych osobowych to: iod@skarbnicanarodowa.pl

PO CO TEN DOKUMENT?
W dniu 25 maja 2018 roku weszły do stosowania regulacje Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych (zwane: RODO). RODO dla przypadków zbierania danych osobowych nakłada obowiązek udzielania kompleksowych informacji o tym, w jaki sposób przetwarzane są zbierane dane. W świetle RODO otrzymując od Ciebie wiadomość z określonego adresu e-mail, z określoną treścią, z podpisem, zbieramy dane osobowe. W tym dokumencie udzielamy Tobie wymaganych prawem informacji i tym samym spełniamy obowiązek prawny wynikający z RODO.

SKĄD MAMY TWOJE DANE OSOBOWE?
Twoje dane osobowe pozyskujemy głównie od Ciebie. Podajesz nam swoje dane w związku z prowadzoną korespondencją e-mail lub komunikacją chat. Jednocześnie Twoje dane kontaktowe mogliśmy uzyskać od kogoś w Twojej organizacji (np. poprzez wskazanie Ciebie w umowie o współpracy jako osoby odpowiedzialnej za kontakt lub po prostu poprzez dodanie Ciebie do wiadomości (DW) w ramach bieżącej korespondencji).

W JAKIM CELU PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?
Podane przez Ciebie dane przetwarzamy w celu związanym z daną korespondencją. Może to być wykonywanie przez nas usług, zamawianie określonych świadczeń lub dostaw, rekrutacja, albo inne działanie związane z naszą spółką. Jeżeli jesteś naszym klientem, będziemy przetwarzać również Twoje dane w celach marketingowych (na podstawie Twojej dyspozycji lub udzielonej zgody).

W JAKIM ZAKRESIE PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?
Przetwarzamy Twoje dane w następującym zakresie: adres e-mail oraz dane zawarte przez Ciebie w przesyłanej do nas korespondencji (zwyczajowo zagadnienie będące przedmiotem korespondencji oraz stopka z danymi kontaktowymi).

Jeżeli podajesz dobrowolnie numer konta bankowego w celu zwrotu należnej kwoty,  numer ten będzie przechowywany przez Administratora przez czas niezbędny do wykonania umowy oraz terminach wynikających z przepisów prawa (przedawnienie roszczeń).

NA JAKIEJ PODSTAWIE PRAWNEJ PRZETWARZAMY TWOJE DANE?
Twoje dane przetwarzamy w celu:

(1) wywiązania się przez nas z obowiązku nałożonego przez przepisy prawa, lub

(2) w celu realizacji umowy, która nas wiąże, albo w celu jej zawarcia, lub

(3) jeżeli chcesz się u nas zatrudnić Twoje dane podane dla potrzeb rekrutacji przetwarzamy na podstawie Twojej zgody, którą wyraziłeś poprzez zgłoszenie się w procesie rekrutacji i przesłanie swojego CV lub innej dokumentacji aplikacyjnej, lub

(4) z powołaniem na uzasadniony interes administratora danych – w celach marketingowych naszych produktów lub usług oraz w celu prowadzenia korespondencji. 

JAK DŁUGO PRZECHOWUJEMY TWOJE DANE OSOBOWE?
Dane z korespondencji e-mail oraz chat przechowujemy przez okres jej przydatności dla wzajemnych kontaktów. W zależności od kontekstu pozyskania danych poprzez korespondencję e-mail czas przechowujemy może wynikać z przepisów powszechnie obowiązującego prawa. Zasadniczo nie przechowujemy Twoich danych dłużej aniżeli do zgłoszenia Twojego sprzeciwu.

KTO JEST ODBIORCĄ TWOICH DANYCH OSOBOWYCH?
Nie udostępniamy na własność Twoich danych żadnym podmiotom komercyjnym. Powinieneś jednak wiedzieć, że Twoje dane mogą być udostępniane dostawcom usług, których usługi wiążą się z prawem dostępu do danych:

a. firmom utrzymującym i serwisującym nasze serwery informatyczne

b. kancelariom prawnym, które wspierają nas w obszarze bieżącej działalności

c. firmom obsługującym nas w obszarze IT, w tym serwisującym urządzenia wykorzystywane przez nas w bieżącej działalności

d. podmiotom utrzymującym oprogramowanie, z którego korzystamy w ramach bieżącej działalności.

Każdemu z podwykonawców przekazujemy tylko te dane, które są niezbędne dla osiągnięcia danego celu.

PRZEKAZYWANIE DANYCH DO KRAJU TRZECIEGO
W ramach naszej Spółki wykorzystujemy rozwiązania informatyczne, które posiadają swoje serwery na terytorium Unii Europejskiej- poszczególne podmioty są zobowiązane stosować reguły bezpieczeństwa danych, określone przez prawo unijne.

JAKIE MASZ PRAWA?
Prawo ochrony danych osobowych daje Ci szereg praw, z których możesz skorzystać w dowolnej chwili.

Twoje prawa obejmują:

a)   Prawo dostępu do treści swoich danych osobowych

To prawo oznacza, że możesz poprosić, abyśmy wyeksportowali z naszych baz danych informacje, jakie mamy o Tobie i przesłali je do Ciebie w jednym z powszechnie wykorzystywanych formatów (np. XLSX, DOCX itp.).

b)   Prawo do poprawiania danych

Jeżeli dowiesz się, że przetwarzane przez nas dane są nieprawidłowe, masz prawo poprosić nas o ich poprawienie, a my będziemy zobowiązani to zrobić. W takim przypadku mamy prawo poprosić Ciebie o przedstawienie jakiegoś dokumentu lub innego dowodu na okoliczność zmiany danych.

c)    Prawo do ograniczenia przetwarzania danych

Jeżeli uznasz, że dla określonego procesu przetwarzamy zbyt szeroki katalog Twoich danych osobowych, masz prawo zażądać, abyśmy ograniczyli ten zakres przetwarzania. O ile Twoje żądanie nie będzie sprzeciwiało się wymaganiom nakładanym na nas przez obowiązujące prawo, lub nie będzie to konieczne dla realizacji umowy, przychylimy się do Twojego żądania.

d)   Prawo do żądania usunięcia danych

Prawo to, zwane również prawem do bycia zapomnianym, oznacza Twoje prawo do żądania usunięcia z naszych systemów bazodanowych oraz z naszej dokumentacji wszelkie informacje zawierające Twoje dane osobowe. Pamiętaj, że nie będziemy mogli tego uczynić, jeżeli na podstawie przepisów prawa mamy obowiązek przetwarzania Twoich danych (np. toczące się postępowanie administracyjne, rozliczenia w podatku od nieruchomości). W odpowiedzi na Twój wniosek usuniemy jednak Twoje dane osobowe w możliwie najpełniejszym zakresie, a tam gdzie nie jest to możliwe, zapewnimy ich pseudonimizację- oznacza to brak możliwości zidentyfikowania osoby, której dane dotyczą bez odpowiedniego klucza powiązań, dzięki czemu Twoje dane, które musimy zachować zgodnie z obowiązującym prawem, będą dostępne wyłącznie dla ograniczonego kręgu osób w naszej organizacji.

e)   Prawo do przenoszenia danych do innego administratora danych

Jeżeli przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie Twojej zgody lub w związku z realizowaną umową (a dodatkowo robimy w formie elektronicznej), to zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych możesz poprosić nas, abyśmy wyeksportowali dane, które nam podałeś w toku takich kontaktów do odrębnego pliku, w celu ich dalszego przekazania do innego administratora danych.

PRAWO DO SPRZECIWU
Odrębnie chcemy Cię poinformować, że masz również prawo do tzw. sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych.

Prawo do sprzeciwu składasz wówczas, gdy nie chcesz, abyśmy przetwarzali Twoje dane osobowe w określonym celu. W takim przypadku dalej będziemy przetwarzali Twoje dane dla potrzeb innych procesów (w innych celach), ale już nie dla celu, dla którego zgłosiłeś sprzeciw, chyba że Twoje żądanie sprzeciwia się obowiązkom, które nakładają na nas przepisy prawa.

Uprawnienia, o których mowa powyżej możesz wykonywać poprzez kontakt z nami pod adresem e-mail iod@skarbnicanarodowa.pl lub listownie na adres Skarbnica Narodowa Sp. z o.o., Al. Jana Pawła II 19, 00-854 Warszawa

Jeżeli uznasz, że w jakikolwiek sposób naruszyliśmy reguły przetwarzania Twoich danych osobowych to masz prawo do złożenia skargi bezpośrednio do organu nadzoru (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). W ramach wykonania tego uprawnienia powinieneś podać pełny opis zaistniałej sytuacji oraz wskazać jakie działanie uznajesz za naruszające Twoje prawa lub wolności. Skargę należy złożyć bezpośrednio do organu nadzoru.